Modèles de lettres pour propriétaires bailleurs

Reçu du dépôt de garantie Attestez de la remise du dépôt de garantie à l’entrée dans les lieux. Convocation à l’état des lieux d’entrée Fixez par écrit la date de l’état des lieux d’entrée et rappelez au locataire ce qu’il doit apporter. Reçu de remise des clés Actez par écrit le nombre de clés remises au locataire et la date exacte de la remise. Demande de signature de l’acte de cautionnement Sollicitez la signature du garant avant l’entrée dans les lieux, avec la liste des pièces à joindre. Remise des diagnostics et de la notice d’information Attestez de la remise du dossier de diagnostics techniques et de la notice d’information au locataire.

Demande d’attestation d’assurance habitation Réclamez l’attestation annuelle que votre locataire doit vous fournir. Avenant au bail Modifiez une clause du bail en cours sans le refaire, avec l’accord des deux parties. Réponse à une demande de sous-location Autorisez ou refusez par écrit la sous-location demandée par votre locataire. Accord pour recevoir les quittances par email Recueillez l’accord écrit de votre locataire avant de lui envoyer ses quittances par voie électronique. Information du locataire — changement de propriétaire Informez le locataire de la vente du logement : le bail continue, seules vos coordonnées changent. Changement de coordonnées bancaires pour le loyer Communiquez votre nouveau RIB au locataire, avec la date de prise d’effet et les précautions d’usage. Mise en demeure — défaut d’assurance habitation Après une relance restée sans réponse, mettez le locataire en demeure de justifier de son assurance. Mise en demeure — troubles de voisinage Rappelez au locataire son obligation de jouissance paisible, en vous appuyant sur des faits datés. Demande d’accès au logement pour les visites Organisez les visites de vente ou de relocation dans le respect des deux heures légales par jour ouvrable.

Mise en demeure pour loyer impayé Relancez formellement un locataire en retard de paiement, avec un délai précis pour régulariser. Relance amiable de loyer impayé Le premier courrier, courtois, avant toute mise en demeure : signaler le retard et proposer d’en parler. Proposition d’échéancier pour apurer une dette de loyer Formalisez un plan d’apurement : montant de la dette, mensualité supplémentaire, durée et conditions. Notification de révision annuelle du loyer (IRL) Notifiez la révision annuelle du loyer avec le détail du calcul et les indices retenus. Notification de régularisation annuelle des charges Communiquez le décompte annuel des charges et le solde à payer ou à rembourser. Signalement d’un impayé de loyer à la CAF Déclarez l’impayé à la CAF ou à la MSA pour préserver le versement de l’aide au logement. Mise en demeure de la caution solidaire Appelez le garant en paiement, avec le décompte de la dette et le rappel de son engagement.

Demande d’attestation d’entretien de la chaudière Réclamez la preuve de l’entretien annuel de la chaudière, à la charge du locataire. Notification de travaux dans le logement Prévenez le locataire de travaux à venir : nature, dates, conditions d’accès et durée prévisible. Mise en demeure d’exécuter les réparations locatives Demandez au locataire d’assurer l’entretien courant qui lui incombe, avant que le dommage ne s’aggrave. Réponse à une demande de travaux du locataire Répondez par écrit à une demande de travaux : accord, refus motivé, ou renvoi à l’entretien locatif. Mise en demeure — travaux non autorisés Réagissez à une transformation du logement effectuée sans votre accord écrit préalable. Suivi d’un dégât des eaux dans le logement Actez la déclaration du sinistre, rappelez au locataire ses démarches et organisez l’expertise.

Réponse à une demande de préavis réduit Accusez réception du congé de votre locataire et confirmez la durée de préavis retenue. Congé pour vendre le logement Donnez congé à votre locataire pour vendre, avec l’offre de vente que la loi impose. Congé pour reprise du logement Reprenez votre logement pour l’habiter ou y loger un proche, avec les mentions exigées. Attestation de fin de bail Attestez qu’un locataire a bien quitté le logement, et à quelle date. Congé pour motif légitime et sérieux Donnez congé au terme du bail pour un manquement caractérisé du locataire, en motivant précisément. Accusé de réception du congé du locataire Confirmez la réception du préavis, la date de fin exacte et la suite des opérations. Convocation à l’état des lieux de sortie Fixez le rendez-vous de sortie et listez ce que le locataire doit avoir préparé. Proposition de renouvellement avec loyer réévalué Proposez un nouveau loyer au renouvellement, lorsqu’il est manifestement sous-évalué, avec les références exigées. Mise en demeure de restituer les clés Réclamez les clés d’un locataire parti sans état des lieux, ou maintenu dans les lieux après le terme.

Restitution du dépôt de garantie Restituez le dépôt de garantie en justifiant chaque retenue, dans les délais légaux. Solde de tout compte du locataire Clôturez les comptes après le départ : toutes les sommes échangées, et le solde final. Notification des retenues sur le dépôt de garantie Justifiez chaque retenue, pièce par pièce, avec les devis ou factures correspondants. Retenue provisionnelle sur le dépôt (copropriété) Conservez jusqu’à 20 % du dépôt en attendant l’arrêté annuel des charges de copropriété. Refus d’imputer le dépôt sur le dernier loyer Répondez au locataire qui annonce ne pas payer son dernier mois, en le déduisant du dépôt.

Attestation des loyers versés par le locataire Délivrez au locataire l’attestation annuelle des loyers qu’il a versés, pour ses démarches. Demande de dégrèvement de taxe foncière pour vacance Réclamez au centre des finances publiques le dégrèvement de taxe foncière pour un logement vacant.