Régularisation des charges locatives : simulateur de calcul
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Calculez en quelques secondes le solde de régularisation des charges locatives : provisions perçues sur la période, charges réelles récupérables, trop-perçu à rembourser ou complément à réclamer au locataire.
La régularisation des charges locatives consiste à comparer, une fois par an, les provisions pour charges versées mensuellement par le locataire aux charges réellement récupérables sur la période. Seules les charges figurant sur la liste fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être mises à la charge du locataire — les grosses réparations, la taxe foncière (hors taxe d'enlèvement des ordures ménagères) ou les frais de gestion, par exemple, restent à la charge du bailleur.
Les provisions à rapprocher des charges réelles sont celles que vous avez appelées mois par mois : elles figurent sur une ligne distincte du loyer, à la fois sur l'avis d'échéance et sur la quittance de loyer. Additionnez-les sur la période avant de saisir le montant ci-dessus.
Comment calculer la régularisation des charges
Solde = provisions appelées sur la période − charges réelles récupérables de la même période.
- Provisions appelées : provision mensuelle × nombre de mois couverts. Si la provision a changé en cours d'année, additionnez les montants réellement appelés.
- Charges réelles récupérables : pour un logement en copropriété, la part récupérable du relevé annuel du syndic ; pour une maison ou un immeuble entier, vos factures (eau, entretien, contrats), limitées aux postes récupérables.
- Solde positif : trop-perçu, à rembourser au locataire. Solde négatif : complément, à lui réclamer avec le décompte.
Exemple de régularisation des charges locatives
Appartement en copropriété, provision de 70 € par mois sur toute l'année, soit 840 € appelés. Décompte des charges récupérables de l'année :
| Nature de la charge | Montant récupérable |
|---|---|
| Eau froide (consommation du logement) | 312,00 € |
| Électricité et entretien des parties communes | 246,50 € |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | 184,00 € |
| Ascenseur (entretien courant, électricité) | 158,00 € |
| Entretien des espaces verts | 71,50 € |
| Total des charges réelles récupérables | 972,00 € |
| Provisions appelées (70 € × 12 mois) | 840,00 € |
| Complément à réclamer au locataire | 132,00 € |
Dans le simulateur, cela donne : provision mensuelle 70, nombre de mois 12, charges réelles 972. Le montant de la TEOM figure sur votre avis de taxe foncière ; le calcul de la taxe d'ordures ménagères vous donne la part à répercuter.
Bail commencé ou terminé en cours d'année
Le locataire ne paie que les charges de sa période d'occupation. Avec le même logement et un bail signé le 1er avril, il a occupé les lieux 275 jours sur 365 : sa quote-part est de 972 × 275 ÷ 365 = 732,33 €. Il a versé 9 provisions de 70 €, soit 630 € : le complément est de 102,33 €. Dans le simulateur, saisissez 9 mois et 732,33 € de charges réelles.
Ce qui entre dans le calcul, et ce qui n'y entre pas
| Récupérable sur le locataire | Reste à la charge du bailleur |
|---|---|
| Eau froide et eau chaude, chauffage collectif (fourniture et entretien courant) | Taxe foncière (hors TEOM) |
| Électricité, nettoyage et entretien des parties communes | Honoraires du syndic et frais de gestion locative |
| Ascenseur : électricité, entretien courant, menues réparations | Gros travaux : ravalement, toiture, remplacement d'un ascenseur ou d'une chaudière |
| Entretien des espaces verts et des voies d'accès | Assurance propriétaire non occupant |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage | Frais de procédure et de recouvrement |
| Gardien : 75 % ou 40 % de sa rémunération, selon les tâches assurées | Part du salaire du gardien non récupérable |
La liste fait foi poste par poste : consultez la liste complète des charges locatives récupérables en cas de doute. Sur un relevé de syndic, seule la colonne « récupérable » (ou « locative ») entre dans le calcul.
Envoyer le décompte au locataire
Un mois avant de réclamer ou de rembourser, adressez au locataire le décompte par nature de charges, et le mode de répartition entre logements dans un immeuble collectif. Gardez les justificatifs à sa disposition pendant six mois. Le décompte PDF du simulateur reprend les provisions, les charges réelles et le solde. Pour le calendrier, les pièces à joindre et les recours, suivez le mode d'emploi de la régularisation des charges.
Chaque année, sans ressaisir vos montants
Dans Gomaloc, la régularisation se calcule à partir de ce que vous avez déjà enregistré : les provisions appelées mois par mois d'après le bail et vos quittances, et la part récupérable que vous indiquez sur chaque dépense du logement. Si le bail a commencé en cours d'année, la quote-part au prorata des jours est faite pour vous. Le décompte, détaillé par nature de charges et à votre seul nom, part au locataire par email en PDF.
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Questions fréquentes
Comment calculer la régularisation des charges locatives ?
Additionnez les provisions pour charges appelées sur la période (provision mensuelle × nombre de mois), puis retranchez le total des charges réelles récupérables de la même période. Un résultat positif est un trop-perçu à rembourser au locataire ; un résultat négatif, un complément à lui réclamer.
Quelles charges peut-on récupérer auprès du locataire ?
Uniquement celles listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, entretien des parties communes, ascenseur, espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, menues réparations des équipements communs, notamment. Les grosses réparations, la taxe foncière (hors TEOM) ou les frais de gestion ne sont pas récupérables.
À quelle fréquence faut-il régulariser les charges ?
En principe une fois par an. Le bailleur doit communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges ainsi que le mode de répartition entre les locataires de l'immeuble le cas échéant.
Que faire en cas de trop-perçu ou de complément ?
Un trop-perçu doit être remboursé au locataire. Un complément peut être réclamé, sous réserve d'avoir communiqué le décompte détaillé. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile qui suit l'année des charges, le locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités.
Jusqu'à quand peut-on régulariser les charges ?
Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans : au-delà, le bailleur ne peut plus réclamer un complément de charges, et le locataire ne peut plus demander le remboursement d'un trop-perçu.
Comment régulariser quand le bail a commencé ou pris fin en cours d'année ?
Les charges annuelles sont réparties au prorata des jours d'occupation, et comparées aux seules provisions appelées pendant ces jours. Au départ du locataire, dans un immeuble en copropriété, le bailleur peut conserver au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'approbation des comptes annuels de l'immeuble.
Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir ?
Le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements. Les pièces justificatives (factures, relevé du syndic, contrats) doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte.
Les charges se régularisent-elles aussi en location meublée ?
Seulement si le bail prévoit des provisions pour charges. En meublé, le bail peut aussi fixer un forfait de charges : ce forfait ne donne lieu à aucune régularisation, ni en plus ni en moins.