Avis d'échéance et appel de loyer gratuit
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Créez en une minute l'avis d'échéance de votre locataire : le loyer, les charges, un éventuel solde impayé et la date limite de paiement, dans un PDF sobre prêt à envoyer.
L'avis d'échéance — que l'on appelle aussi appel de loyer — est le courrier qui rappelle à votre locataire ce qu'il doit payer, et pour quand. Il n'est pas obligatoire, mais c'est lui qui évite les « j'avais oublié » et les discussions sur le montant. Il ne faut surtout pas le confondre avec la quittance de loyer : l'avis demande de l'argent, la quittance prouve qu'il a été reçu.
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Avis d'échéance ou quittance : ne pas les mélanger
| Avis d'échéance | Quittance de loyer | |
|---|---|---|
| Quand | Avant le paiement | Après le paiement |
| Ce qu'il dit | « Voici la somme à régler » | « J'ai bien reçu la somme » |
| Obligatoire ? | Non | Oui, à la demande du locataire, gratuitement |
| Sert de preuve ? | Non | Oui, c'est le justificatif du locataire |
Ce que doit contenir l'avis
- l'identité du bailleur et du locataire, et l'adresse du logement ;
- le mois concerné et la date limite de paiement, telle que le bail la fixe ;
- le loyer hors charges et la provision pour charges, sur deux lignes ;
- un éventuel solde impayé des mois précédents, sur une ligne distincte ;
- le total à régler, et si vous le souhaitez le mode de règlement.
Pour un mois où le locataire entre ou sort en cours de mois, calculez d'abord le loyer dû avec le simulateur de prorata. Si le loyer vient d'être révisé, le simulateur IRL donne le nouveau montant à reporter.
Appel de loyer : comment l'envoyer
Aucune forme n'est imposée pour un avis d'échéance. Choisissez celle qui laisse une trace simple :
- Par email, avec le PDF en pièce jointe : c'est le plus rapide, et l'email daté garde la trace de ce que vous avez demandé ;
- Par courrier simple, si votre locataire préfère le papier ;
- En main propre, si vous le croisez, en gardant une copie.
Envoyez-le en début de mois, ou quelques jours avant la date de paiement prévue au bail. Pour un mois d'entrée dans les lieux, joignez-le à la remise des clés avec le montant proratisé. Le recommandé n'est pas utile ici : il sert aux courriers qui doivent prouver un envoi, comme une mise en demeure.
Et si le loyer n'est pas payé ?
L'avis d'échéance n'a aucune valeur de mise en demeure : s'il reste sans effet, la suite passe par des courriers dédiés, du plus souple au plus ferme.
- Quelques jours de retard : une relance amiable, par email ou courrier simple. C'est souvent un oubli ou un virement décalé.
- Le retard persiste : une mise en demeure de payer, en recommandé avec accusé de réception. Si un garant s'est porté caution, informez-le aussi avec la mise en demeure de la caution solidaire.
- L'aide au logement vous est versée directement : l'impayé doit être signalé à la caisse, avec le courrier de signalement à la CAF.
- Le locataire propose de régulariser : fixez les mensualités par écrit avec un échéancier d'apurement de la dette.
Le mois suivant, reportez le reste dû sur la ligne « solde impayé » de l'avis : le locataire voit le total exact, et vous gardez une trace de ce qui a été réclamé. Pour les délais, le commandement de payer et la procédure complète, voir la marche à suivre en cas de loyer impayé.
Et si vous n'avez plus envie de le refaire chaque mois
Un avis d'échéance se refait tous les mois, pour chaque locataire. Dans Gomaloc, il part tout seul : l'appel de loyer est envoyé à votre locataire le 1er du mois, puis un email vous demande si le loyer est arrivé, et la quittance suit en un clic. Voir comment fonctionne le logiciel.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un avis d'échéance de loyer ?
C'est le document par lequel le bailleur rappelle au locataire la somme à payer pour le mois à venir — loyer, provision pour charges, éventuel solde impayé — et la date à laquelle elle est attendue. On l'appelle aussi « appel de loyer » ou « appel de loyer et de charges ».
Avis d'échéance et appel de loyer : quelle différence ?
Aucune : ce sont deux noms du même document, que l'on trouve aussi sous la forme « appel de loyer et de charges ». Le contenu est le même : la somme due, son détail et la date limite de paiement.
L'avis d'échéance est-il obligatoire ?
Non. La loi n'impose au bailleur que la remise d'une quittance, sur demande du locataire. La date et le montant du loyer sont fixés par le bail : l'absence d'avis d'échéance ne dispense pas le locataire de payer. L'avis reste utile pour éviter les oublis et garder une trace de ce qui a été demandé.
Quelle différence entre un avis d'échéance et une quittance de loyer ?
L'avis d'échéance précède le paiement : il demande une somme. La quittance le suit : elle atteste que la somme a été reçue. Le premier ne prouve rien, la seconde est le justificatif du locataire. Le bailleur doit remettre gratuitement la quittance qui lui est demandée.
Que doit contenir un avis d'échéance ?
L'identité du bailleur et du locataire, l'adresse du logement, la période concernée, le détail du loyer et des charges, le total à régler, la date limite de paiement et, si vous le souhaitez, le mode de règlement. Si des loyers précédents sont restés impayés, le solde apparaît sur une ligne distincte.
Quand envoyer l'avis d'échéance ?
Aucun délai n'est fixé par la loi. L'usage est de l'envoyer en début de mois, ou quelques jours avant la date de paiement prévue au bail, pour laisser au locataire le temps de faire son virement.
Peut-on envoyer l'avis d'échéance par email ?
Oui. Aucune forme particulière n'est exigée pour un simple avis : un PDF joint à un email suffit. C'est d'ailleurs ce que fait cet outil. Si vous devez, en revanche, prouver un envoi — mise en demeure par exemple — c'est un autre document, adressé en recommandé.
Que faire si le locataire ne paie pas après l'avis d'échéance ?
Commencez par une relance amiable, par email ou par courrier simple : c'est souvent un oubli. Si le retard persiste, la suite passe par une lettre de relance ferme puis, en dernier recours, une mise en demeure envoyée en recommandé. L'avis d'échéance, lui, n'a pas de valeur de mise en demeure. Vous trouverez des modèles de relance dans la bibliothèque de courriers.
Comment faire un avis d'échéance quand le locataire entre ou sort en cours de mois ?
Le loyer du mois partiel se calcule au prorata des jours d'occupation. Calculez-le d'abord avec le simulateur de prorata, puis reportez le montant du loyer et des charges dans l'avis.