Modèle d’état des lieux : la grille à remplir pièce par pièce

Les mentions obligatoires en tête de document

Avant la première pièce, l’état des lieux doit porter un certain nombre d’informations, faute de quoi il devient difficilement utilisable en cas de litige :

• le type de constat : entrée ou sortie ;
• la date de son établissement ;
• la localisation du logement : adresse complète, étage, numéro de lot le cas échéant ;
• le nom des parties, et le domicile ou le siège du bailleur ;
• le cas échéant, le nom du mandataire qui réalise le constat ;
• les relevés de compteurs d’énergie et d’eau ;
• le détail des clés remises, badges et télécommandes compris ;
• la description de chaque pièce, avec l’état des revêtements et des équipements ;
• la signature des deux parties.

La grille à remplir, pièce par pièce

Pour chaque pièce, décrivez les mêmes éléments dans le même ordre. La régularité compte autant que le détail : c’est elle qui permet de comparer l’entrée et la sortie ligne à ligne, sans discuter.

La cuisine

Ajoutez à la grille commune : évier et robinetterie, plan de travail, meubles hauts et bas, hotte, plaques de cuisson, four, réfrigérateur et lave-vaisselle s’ils sont fournis. Précisez pour chaque appareil s’il fonctionne, et notez la marque des équipements encastrés.

La salle de bain et les toilettes

Baignoire ou douche, robinetterie, flexible et pommeau, joints de silicone, lavabo, miroir, meuble vasque, sèche-serviettes, cuvette, abattant et chasse d’eau. Les joints et la ventilation sont les deux postes les plus souvent oubliés, et les plus discutés à la sortie.

Les extérieurs et annexes

Balcon, terrasse, cave, garage, jardin : ils se décrivent au même titre que les pièces intérieures, y compris l’état du portail, de la clôture ou de l’abri de jardin lorsqu’ils font partie du bail.

Les compteurs et les clés

Ce sont les deux rubriques que l’on remplit en dernier, à la hâte, et qui coûtent le plus cher lorsqu’elles manquent.

Photographiez chaque compteur : l’index écrit à la main se conteste, la photo du cadran beaucoup moins. Au départ, la restitution de la totalité des clés conditionne le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie.

Location meublée : l’inventaire du mobilier

En meublé, l’état des lieux s’accompagne d’un inventaire du mobilier, établi en même temps et annexé au bail. Le décret du 31 juillet 2015 fixe la liste des éléments qu’un logement meublé doit comporter — literie, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur et congélateur, vaisselle, ustensiles, table et sièges, rangements, luminaires et matériel d’entretien adapté au logement.

L’inventaire décrit chaque élément avec sa quantité et son état, au même niveau de détail que les pièces. Un canapé se décrit par sa matière, sa couleur et ses défauts visibles, pas par le mot « canapé ».

L’état des lieux de sortie : ce qui change

Le constat de sortie reprend exactement la même grille que celui d’entrée. Son intérêt ne tient pas à ce qu’il décrit, mais à la comparaison qu’il rend possible : un défaut absent à l’entrée et présent à la sortie devient une dégradation imputable au locataire, à condition qu’il ne relève pas de l’usure normale.

Trois points méritent votre attention le jour de la sortie :

• La présence des deux parties. Le constat s’établit contradictoirement, en présence du locataire ou de son représentant.
• La remise de toutes les clés. Elle marque le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie.
• Le relevé des compteurs. Il clôt les consommations du locataire sortant et ouvre celles du suivant.

Le dépôt de garantie doit ensuite être restitué dans un délai d’un mois si le constat de sortie est conforme à celui d’entrée, et de deux mois en cas de différences constatées. Passé ce délai, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.

Pour chiffrer ce qui reste imputable au locataire une fois la vétusté déduite, utilisez le simulateur de retenues sur dépôt de garantie. L’ensemble des sommes du départ — dernier loyer, régularisation, retenues, dépôt — se récapitule ensuite dans un solde de tout compte.

Usure normale ou dégradation : la ligne de partage

Un logement occupé pendant plusieurs années ne se rend pas dans l’état où il a été remis. La peinture ternit, la moquette se tasse, les joints jaunissent : c’est l’usure normale, et elle reste à votre charge. La dégradation, elle, résulte d’un défaut d’entretien ou d’un accident : moquette brûlée, porte enfoncée, joints moisis faute d’aération.

C’est la distinction la plus discutée du secteur, et notre guide de l’état des lieux lui consacre une section entière, avec les grilles de vétusté et le cadre légal.

Qui peut réaliser l’état des lieux, et à quel coût

Le constat s’établit normalement entre le bailleur et le locataire, sans intermédiaire ni frais. Vous pouvez aussi le confier à un mandataire — agent immobilier, gestionnaire — dont le nom doit alors figurer sur le document.

Ce qu’un professionnel peut facturer au locataire

Quand un tiers mandaté par le bailleur établit l’état des lieux d’entrée, une part de ses honoraires peut être mise à la charge du locataire. Cette part est doublement encadrée : elle ne peut dépasser celle supportée par le bailleur, et elle est plafonnée à 3 € par mètre carré de surface habitable. Pour un logement de 45 m², le locataire ne peut donc pas se voir facturer plus de 135 €.

L’état des lieux de sortie, lui, ne peut jamais être facturé au locataire. Toute ligne d’honoraires réclamée à ce titre est à refuser.

Le recours au commissaire de justice

Il n’intervient qu’à défaut d’accord : locataire absent, refus de signer, désaccord irréductible. Son coût est alors partagé par moitié entre les parties, et le constat qu’il dresse a la même valeur qu’un état des lieux amiable — avec l’autorité supplémentaire d’un acte établi par un officier public.

Le jour du constat : l’ordre des opérations

Un état des lieux mal séquencé se termine dans le couloir, avec des clés à la main et un document incomplet. Voici l’ordre qui fonctionne.

1. Relevez les compteurs en arrivant, avant toute discussion : ils sont souvent en partie commune ou dans un placard, et on les oublie une fois le tour commencé.
2. Faites le tour dans un ordre fixe, toujours le même : entrée, séjour, cuisine, chambres, salle de bain, annexes. Le même ordre à l’entrée et à la sortie facilite la comparaison.
3. Photographiez au fur et à mesure, pièce par pièce, en commentant chaque cliché tout de suite plutôt que de mémoire le soir venu.
4. Comptez les clés, badges et télécommandes compris, et notez le nombre de jeux remis.
5. Relisez ensemble avant de signer. C’est le moment où le locataire signale ce qui a été oublié, et c’est très exactement ce que vous voulez : un désaccord se règle mieux avant la signature qu’après.
6. Remettez un exemplaire à chaque partie, ou transmettez le PDF signé.

Combien de temps conserver l’état des lieux

Conservez le constat d’entrée pendant toute la durée du bail : c’est la seule pièce qui permettra de justifier une retenue à la sortie, parfois neuf ans après sa signature.

Après le départ du locataire, gardez les deux constats au moins trois ans, durée de prescription des actions nées du bail. La même règle vaut pour vos quittances et vos décomptes de charges — notre article sur la durée de conservation des quittances de loyer détaille ces délais.

Un document conservé sous forme numérique a la même valeur qu’un papier, à condition qu’il soit lisible et complet. C’est l’avantage d’un constat établi en ligne : il ne jaunit pas, ne se perd pas dans un déménagement, et se retrouve en quelques secondes le jour où le locataire conteste.

Comment décrire un défaut sans se tromper

La qualité d’un état des lieux tient à sa précision, pas à sa longueur. Trois règles suffisent.

Localiser

Indiquez où se trouve le défaut dans la pièce : « mur gauche en entrant », « angle sous la fenêtre ». Une description sans localisation oblige à rechercher le défaut à la sortie, et la recherche tourne vite à la négociation.

Mesurer

Donnez une dimension ou un nombre : « trois trous de cheville », « rayure de 10 cm ». Un défaut mesuré se retrouve à l’identique ; un défaut qualifié de « léger » se rediscute.

Photographier

Une photo par défaut constaté, prise de près, plus une vue d’ensemble de la pièce. La photo ne remplace pas la description écrite : elle la confirme. C’est précisément ce que fait le logiciel d’état des lieux de Gomaloc, qui rattache chaque photo à sa pièce et à son commentaire dans un PDF unique.

Désaccord, absence ou refus de signer

Le locataire dispose de dix jours après l’établissement de l’état des lieux d’entrée pour en demander la modification. Pour les éléments de chauffage, ce délai court pendant le premier mois de la période de chauffe. Une demande de correction n’est pas une contestation : c’est le moment normal d’ajuster ce qui a été noté trop vite.

Si le constat ne peut pas être établi d’un commun accord — locataire absent, refus de signer, désaccord persistant — il peut être dressé par un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente. Les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire, et les parties sont convoquées au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée.

Colocation : un constat, plusieurs signataires

En colocation, l’état des lieux reste unique : il décrit le logement, pas les occupants. En revanche, chaque colocataire présent à l’entrée le signe, et son nom figure sur le document au même titre que les autres.

La difficulté arrive au départ d’un seul colocataire, les autres restant en place. Aucun état des lieux de sortie n’est alors obligatoire, puisque la location continue. Mais rien ne vous empêche d’établir un constat intermédiaire, signé par le partant et par ceux qui restent : il date les dégradations et évite qu’une trace apparue en année 1 soit imputée au colocataire arrivé en année 3.

Ce remplacement se formalise par ailleurs par un avenant au bail, qui acte qui reste titulaire du contrat et, le cas échéant, la mise en place d’une nouvelle caution.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle officiel d’état des lieux ?

Aucun formulaire officiel n’est imposé. Le décret du 30 mars 2016 fixe en revanche le contenu obligatoire : type de constat, date, adresse, identité des parties, compteurs, clés, description de chaque pièce et signatures. Toute grille reprenant ces éléments est valable.

Quel est le délai pour contester un état des lieux d’entrée ?

Dix jours à compter de son établissement pour demander une modification, et jusqu’à la fin du premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage. Passé ces délais, le document fait foi tel qu’il a été signé.

L’état des lieux de sortie doit-il être identique à celui d’entrée ?

Il doit suivre la même grille, pièce par pièce et élément par élément. C’est la comparaison des deux qui permet d’identifier ce qui relève d’une dégradation, et non de l’usure normale.

Que faire si le locataire ne se présente pas à la sortie ?

Le constat peut être dressé par un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente. Les parties sont convoquées au moins sept jours avant, par lettre recommandée, et les frais sont partagés par moitié.

Faut-il un inventaire pour une location meublée ?

Oui, et il s’établit en même temps que l’état des lieux, puis s’annexe au bail. Il liste chaque meuble et équipement avec sa quantité et son état. Sans lui, aucune retenue n’est défendable pour un élément manquant au départ.

Les photos ont-elles une valeur juridique ?

Elles ne remplacent pas la description écrite, mais la confirment utilement. Une photo rattachée à une pièce et à un commentaire, intégrée au document signé par les deux parties, est bien plus solide qu’un cliché isolé sur un téléphone.

Peut-on faire un état des lieux sans le propriétaire ?

Oui, si un mandataire le réalise pour son compte : agent immobilier, gestionnaire ou toute personne mandatée. Son nom doit alors figurer sur le document. Ce qui compte, c’est le caractère contradictoire du constat.

Quand le dépôt de garantie doit-il être rendu ?

Un mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois en cas de différences. Au-delà, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.

Ce qu’il faut retenir

Un bon état des lieux n’est pas un document long : c’est un document régulier, précis et comparable. Même grille à l’entrée et à la sortie, un défaut localisé et mesuré plutôt que qualifié, une photo par constat, et les compteurs relevés avant de rendre les clés.

Le logiciel d’état des lieux de Gomaloc fait le constat depuis votre téléphone, pièce par pièce, intègre les photos commentées et produit le PDF prêt à signer — puis le conserve jusqu’au jour où vous en aurez besoin, trois ans plus tard. Essayez gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire.