Modèle de quittance de loyer Word gratuit, vierge et modifiable
Par Gomaloc, logiciel de gestion locative · Mis à jour le
Une quittance de loyer prête à remplir dans Word, LibreOffice ou Google Docs, avec toutes les mentions prévues par la loi et les zones à compléter surlignées en jaune. Sans email, sans compte, sans macro.
Version LibreOffice : modèle OpenDocument (.odt). Une page A4, s'ouvre aussi dans Google Docs et Pages.
Vous préférez ne rien retaper ? Le générateur de quittance la remplit pour vous et la remet en PDF et en Word modifiable.
Téléchargement lancé.
Un rappel en janvier pour faire le point sur vos quittances
Facultatif : recevez le lien du modèle par email, puis, début janvier, les étapes pour clore l'année (archive des quittances, loyers encaissés à déclarer, régularisation des charges, révision du loyer). Un seul rappel par an.
Ce que contient le modèle
Le modèle reprend les éléments qu'une quittance doit faire apparaître pour prouver le paiement d'un mois de loyer : qui paie, qui reçoit, pour quel logement, pour quelle période, et le détail entre loyer et charges. C'est le même document que celui produit par notre générateur, mot pour mot.
| Zone du modèle | Ce que vous y écrivez |
|---|---|
| Bailleur | Vos nom et prénom (ou la dénomination de la SCI) et votre adresse |
| Locataire | Nom et prénom du ou des locataires titulaires du bail |
| Période concernée | Les dates du premier et du dernier jour couverts, et le mois en toutes lettres |
| Adresse du logement | L'adresse complète du bien loué, étage ou numéro de lot compris |
| Loyer hors charges | Le loyer prévu au bail, révision comprise |
| Provision pour charges | La provision mensuelle, ou le forfait de charges s'il est prévu au bail |
| Total réglé | La somme des deux lignes, reportée aussi dans la phrase de quittance |
| Fait à… le… | La ville et la date du jour où vous établissez la quittance, tapées à la main |
| Signature | Votre signature manuscrite ou une image de signature, puis votre nom |
La mention légale en bas de page rappelle que la quittance annule les reçus partiels de la même période et qu'elle est délivrée gratuitement, comme le prévoit l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Pour le détail de chaque mention, voir les mentions obligatoires d'une quittance de loyer.
Comment remplir le modèle Word, étape par étape
- Enregistrez d'abord une copie du modèle sous un nom de mois, par exemple 2026-11_quittance_martin.docx. Le fichier d'origine reste vierge pour le mois suivant.
- Remplacez chaque zone surlignée. Double-cliquez sur le texte entre crochets et tapez par-dessus. Retirez ensuite le surlignage : sélectionnez tout (Ctrl+A), puis choisissez « Aucune couleur » dans l'outil de surlignage.
- Vérifiez le total : il doit être identique dans le tableau et dans la phrase « la somme de… ». Le traitement de texte ne fait pas le calcul à votre place.
- Datez et signez. Tapez la date en chiffres, n'insérez pas de date automatique. Ajoutez une image de votre signature, ou imprimez puis signez à la main.
- Enregistrez en PDF (Fichier, Enregistrer sous, PDF) et envoyez ce PDF, pas le fichier Word.
Remplissez la quittance seulement une fois le loyer arrivé sur votre compte. Préparée à l'avance puis envoyée avant l'encaissement, elle atteste un paiement que vous n'avez pas reçu.
Les trois pièges d'une quittance faite sur Word
La date automatique
Word propose d'insérer une date « mise à jour automatiquement ». Sur une quittance, c'est une erreur : rouverte dans un an, elle affichera la date du jour de réouverture, pas celle de l'émission. Le modèle ne contient aucun champ automatique ; gardez la date tapée à la main.
Le fichier modifiable envoyé au locataire
Un .docx se modifie en deux clics : montant, période, nom. Si une quittance circule ensuite auprès d'une banque, de la CAF ou d'un futur bailleur, rien ne permet de distinguer le document que vous avez émis d'une version retouchée. Le PDF ne protège pas de tout, mais il fige le document que vous avez émis, et vous en gardez l'original.
Le mois précédent écrasé
Corriger chaque mois le même fichier fait disparaître les quittances déjà délivrées. Or un locataire peut vous demander d'anciennes quittances, et vous devez pouvoir prouver ce que vous avez remis. Un fichier par mois, nommé par l'année puis le mois, se classe tout seul dans l'ordre.
Si le locataire n'a payé qu'une partie du mois, ne remplissez pas ce modèle : une quittance vaut reconnaissance que le mois est entièrement réglé. La loi prévoit dans ce cas un reçu, qui indique la somme versée et le solde restant dû.
Quittance de loyer vierge à imprimer
Le même fichier sert de quittance vierge : imprimez-le sans rien modifier, complétez les zones au stylo, datez et signez. C'est la solution la plus simple quand le loyer est remis en main propre ou que le locataire préfère le papier.
Sans carnet à souche, vous ne gardez aucun double de ce que vous remettez. Prenez l'habitude de photographier ou de scanner chaque quittance avant de la donner : en cas de désaccord sur un mois, c'est votre seule trace.
Envoyer la quittance par email est possible, à une condition : l'article 21 de la loi de 1989 subordonne la transmission dématérialisée à l'accord exprès du locataire. Un email de sa part qui l'accepte suffit à en garder la preuve.
Adapter le modèle à votre location
Colocation
Avec un bail unique signé par tous, ajoutez chaque colocataire dans la zone locataire et passez la phrase au pluriel : « locataires », « leur en donne quittance ». Avec un bail par chambre, faites une quittance par colocataire, pour le seul loyer de sa chambre. Le cas est détaillé dans quelle quittance en colocation.
Location meublée
Rien ne change : les mentions sont les mêmes qu'en location vide. Si le bail prévoit un forfait de charges plutôt qu'une provision, remplacez simplement « Provision pour charges » par « Forfait de charges ».
SCI ou bailleur en société
Indiquez la dénomination de la société dans la zone bailleur, puis le nom et la qualité de la personne qui signe (« pour la SCI, son gérant »). La phrase « Je soussigné(e)… propriétaire » devient « La SCI…, propriétaire ».
Modèle Word, générateur ou envoi automatique : que choisir
Les trois produisent la même quittance. Ce qui change, c'est ce qu'il vous reste à faire chaque mois.
| Modèle Word | Générateur en ligne | Compte Gomaloc | |
|---|---|---|---|
| Saisie | Tout retaper chaque mois | Quelques champs, total calculé | Une seule fois : logement, bail, locataire |
| Format remis | Word, à exporter en PDF | PDF et Word modifiable | |
| Envoi au locataire | À faire vous-même | À faire vous-même | Automatique dès que vous confirmez le loyer reçu |
| Historique | Vos dossiers | Aucun | Toutes les quittances archivées, consultables par le locataire |
| Prix | Gratuit | Gratuit, 2 quittances par adresse email | 14 jours d'essai, puis à partir de 6,90 € par mois |
Le modèle Word convient très bien pour une quittance de temps en temps. Quand elle devient un rendez-vous mensuel, le logiciel qui envoie la quittance chaque mois évite de recommencer. Pour suivre les paiements eux-mêmes, le tableau Excel de gestion locative gratuit complète le modèle.
Ou remplissez-la en ligne et recevez-la en PDF et en Word. Pour ne plus y penser : essayer Gomaloc 14 jours, rien n'est prélevé pendant l'essai.
Questions fréquentes
Le modèle de quittance Word est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le fichier se télécharge directement, sans adresse email ni compte, et vous pouvez le réutiliser chaque mois pour vos propres locations. Il s'ouvre avec Word, LibreOffice Writer, Google Docs ou Pages, et ne contient ni macro ni champ automatique.
Une quittance faite sur Word est-elle valable ?
Oui. La loi n'impose aucun format : une quittance tapée sur Word, imprimée ou envoyée en PDF, a la même valeur qu'une quittance manuscrite, dès lors qu'elle détaille le loyer et les charges, la période couverte et identifie le bailleur, le locataire et le logement.
Peut-on envoyer la quittance au format Word ?
C'est déconseillé. Un fichier .docx reste modifiable par celui qui le reçoit : montant, période ou nom peuvent être changés sans laisser de trace. Enregistrez la quittance en PDF avant de l'envoyer, et gardez le fichier Word pour préparer le mois suivant.
Faut-il l'accord du locataire pour envoyer la quittance par email ?
Oui. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 permet la transmission dématérialisée de la quittance avec l'accord exprès du locataire. Sans cet accord, remettez-la sur papier, en main propre ou par courrier. Un simple email de sa part qui l'accepte suffit à garder une trace.
Comment faire une quittance de loyer vierge à la main ?
Imprimez le modèle sans le remplir, complétez les zones au stylo, datez et signez. Photocopiez ou photographiez chaque quittance remise : sans carnet à souche, c'est votre seule preuve de ce que vous avez délivré. Les mentions à porter sont les mêmes qu'en version numérique.
Le modèle convient-il à une colocation ?
Oui, en l'adaptant. Avec un bail unique signé par tous, écrivez le nom de chaque colocataire et passez la phrase au pluriel (« locataires », « leur en donne quittance »). Avec un bail par chambre, faites une quittance par colocataire, pour le seul loyer de sa chambre.
Quelle différence entre ce modèle et le générateur en ligne ?
Le modèle Word se remplit à la main, chaque mois. Le générateur remplit la quittance à partir de quelques champs, calcule le total, et la remet en PDF et en Word modifiable. Les mentions sont identiques : c'est la même quittance, sous deux formes.