Modèle gratuit
Tableau Excel de gestion locative : le modèle gratuit à télécharger
Logements, loyers reçus mois par mois, dépenses et bilan annuel par logement : un tableur prêt à remplir, avec les formules déjà en place et les impayés qui s'affichent en rouge. Sans email, sans compte, sans macro — il s'ouvre dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Fichier .xlsx de 19 Ko, 5 onglets, une ligne d'exemple remplie dans chacun.
Un rappel en janvier pour faire le bilan de l'année
Facultatif : recevez le lien du tableau par email, puis, début janvier, les étapes pour clore l'année (archive, montants à déclarer, régularisation des charges) et repartir sur un tableau propre. Un seul rappel par an.
Ce que contient le fichier
Cinq onglets, reliés entre eux
Logements
Une ligne par logement : adresse, locataire, date d'entrée, loyer hors charges, provisions, dépôt de garantie, jour d'échéance. Le loyer charges comprises et la prochaine date anniversaire du bail se calculent seuls.
Loyers
Le montant reçu chaque mois, pour chaque logement. Le total encaissé, l'attendu sur l'année et le reste à encaisser se mettent à jour, et un mois échu non réglé en entier passe en rouge.
Dépenses
Taxe foncière, TEOM, assurance, copropriété, travaux : chaque dépense est rattachée à son logement, choisi dans une liste, avec la part récupérable sur le locataire.
Bilan
Par logement : loyers encaissés, dépenses payées, solde, et une estimation de la régularisation des charges — complément à demander ou trop-perçu à rembourser.
Mode d'emploi
Les cases à remplir sont en jaune, tout le reste est calculé. Le premier onglet explique l'ordre de saisie et ce que le tableau ne fait pas.
Mode d'emploi
Le remplir en quatre étapes
Déclarez vos logements
Donnez à chacun un nom court (« Studio Lilas ») : c'est lui qui le retrouve dans les autres onglets.
Notez chaque loyer reçu
Le montant réellement arrivé sur votre compte, charges comprises, dans la colonne du mois.
Ajoutez vos dépenses
Au fil de l'eau, en indiquant si elles sont récupérables : la TEOM l'est, la taxe foncière non.
Lisez le bilan
Il se remplit seul. En début d'année, il vous donne les montants à reprendre pour votre déclaration et votre régularisation.
Quittance de loyer avec Excel : possible, mais à refaire chaque mois
Beaucoup de bailleurs tiennent leurs quittances dans un classeur : un onglet par mois, copié du précédent, dont on change la date et la période. Ça marche, à condition de ne rien oublier : identité du bailleur et du locataire, adresse du logement, période couverte, détail du loyer et des charges, date et signature. Et de l'envoyer ensuite, chaque mois, par email ou par courrier.
Le tableau ci-dessus ne fabrique volontairement pas de quittance : un modèle de tableur ne sait pas vérifier qu'un mois a été entièrement payé avant d'en délivrer une. Pour un PDF conforme en une minute, utilisez le générateur de quittance de loyer gratuit, puis notez le paiement dans l'onglet « Loyers ».
Là où un tableur s'arrête
Un tableau Excel est un très bon carnet de suivi. Il ne fait rien à votre place : chaque document reste à produire, chaque date à surveiller, chaque calcul à vérifier. Voici, ligne par ligne, ce qui change avec un logiciel de gestion locative comme Gomaloc.
| Tâche | Avec le tableau Excel | Avec Gomaloc |
|---|---|---|
| Quittance de loyer | À créer et envoyer à la main, chaque mois | Envoyée au locataire dès que vous confirmez le loyer reçu |
| Appel de loyer | À rédiger vous-même | Envoyé au locataire le 1er du mois, puis un email vous demande si le loyer est arrivé |
| Entrée ou sortie en cours de mois | Mois compté en entier, prorata à calculer | Appel de loyer et quittance calculés au prorata |
| Révision annuelle du loyer | Date anniversaire indiquée, indice IRL à chercher | Nouveau loyer calculé avec l'IRL et courrier au locataire prêt, rien n'est appliqué sans votre accord |
| Régularisation des charges | Estimation | Décompte calculé à partir des provisions appelées et des dépenses récupérables, envoyé en PDF |
| Bail, état des lieux, justificatifs | Ailleurs, dans des dossiers | Rangés avec chaque logement |
| Prix | Gratuit | 14 jours d'essai, puis à partir de 6,90 € par mois pour un logement |
Le bon moment pour changer n'est pas une question de nombre de logements : c'est quand le tableau commence à vous coûter plus de temps qu'il ne vous en fait gagner. Pour peser le pour et le contre en détail, lisez tableur ou logiciel de gestion locative : comment choisir, ou le comparatif tableur, logiciel et mandat de gestion.
Rien n'est prélevé pendant l'essai, résiliation en un clic. Vous pouvez aussi garder le tableur : télécharger le modèle Excel.
Questions fréquentes
Le tableau Excel de gestion locative est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le fichier se télécharge directement, sans adresse email ni compte à créer, et vous pouvez l'utiliser librement pour vos propres locations. Il s'ouvre avec Excel, LibreOffice Calc ou Google Sheets, et ne contient aucune macro.
Que contient le modèle ?
Cinq onglets : un mode d'emploi, la liste de vos logements (jusqu'à dix), les loyers reçus mois par mois avec une alerte visuelle sur les mois impayés, vos dépenses avec leur part récupérable, et un bilan annuel par logement qui estime la régularisation des charges.
Peut-on faire ses quittances de loyer avec Excel ?
C'est possible, mais il faut recopier un modèle chaque mois, vérifier les mentions obligatoires et l'envoyer soi-même. Le tableau ne génère pas de quittance : pour un PDF conforme, utilisez le générateur de quittance gratuit, ou un logiciel qui l'envoie au locataire dès que vous confirmez le loyer reçu.
Le tableau calcule-t-il la régularisation des charges ?
Il l'estime : il compare les provisions reçues (mois réglés multipliés par la provision prévue au bail) aux dépenses que vous avez marquées comme récupérables. Le décompte réel à envoyer au locataire se fait sur les charges justifiées de la période, au prorata de son occupation.
À partir de quand vaut-il mieux passer à un logiciel ?
Quand le tableau vous fait perdre plus de temps qu'il n'en fait gagner : plusieurs logements, des quittances à envoyer chaque mois, une révision de loyer à calculer à chaque date anniversaire, une régularisation des charges par an. Un logiciel de gestion locative fait ces étapes à partir de ce que vous avez déjà saisi.