Comment remplir une quittance de loyer : guide et modèles

Ce que doit contenir une quittance avant de commencer à la remplir

Une quittance de loyer atteste que le locataire a payé l'intégralité du loyer et des charges pour une période donnée. Elle n'a de valeur que si trois éléments sont incontestables : qui a payé, pour quoi et pour quelle période. Tout le reste en découle.

Le tableau ci-dessous résume les champs à renseigner et l'erreur qui revient le plus souvent sur chacun. Si vous cherchez le détail juridique des mentions et leur fondement légal, il est traité dans notre article sur les mentions obligatoires d'une quittance de loyer.

Comment remplir une quittance de loyer, champ par champ

L'en-tête : identifier le bailleur

En haut à gauche, indiquez vos nom et prénom, puis votre adresse postale personnelle — celle où le locataire peut vous écrire, pas celle du logement loué. Si le bien est détenu par une SCI, c'est la dénomination sociale et le siège qui figurent ici.

Quand un gestionnaire ou un mandataire établit la quittance à votre place, son nom apparaît en plus du vôtre, avec la mention de sa qualité. Le locataire doit pouvoir identifier sans ambiguïté à qui il a payé son loyer.

Le locataire : reprendre exactement les noms du bail

Recopiez les noms tels qu'ils figurent sur le contrat de location, sans abréviation. Si le bail est signé par deux personnes — couple, colocataires — les deux noms doivent apparaître. Une quittance au nom d'un seul preneur alors que deux sont engagés affaiblit votre position si vous devez un jour appeler la solidarité entre colocataires.

Le locataire ne signe pas la quittance et n'a rien à y remplir. C'est un document unilatéral : c'est vous qui reconnaissez avoir reçu.

L'adresse du logement

Écrivez l'adresse complète du bien loué, avec le numéro d'appartement, l'étage et le bâtiment le cas échéant. C'est le champ le plus négligé et pourtant celui qui pose problème dès qu'un bailleur possède plusieurs lots dans le même immeuble : deux quittances identiques à l'adresse près ne prouvent plus rien.

Précisez également la nature du bien si elle n'est pas évidente : « appartement T2 », « place de stationnement n° 14 », « cave n° 8 » quand ces éléments sont loués à part.

La période de location couverte

C'est le champ juridiquement le plus sensible. Écrivez une période fermée, avec l'année : « du 1er mars 2026 au 31 mars 2026 ». Une quittance mentionnant seulement « mars » se retrouve inutilisable dès la deuxième année de bail, et elle est contestable si un litige porte sur un mois précis.

Attention à ne pas confondre la période de location et le mois de paiement. Un loyer payé le 3 avril pour le mois d'avril couvre bien la période du 1er au 30 avril : c'est cette période-là qui figure sur la quittance, pas la date du virement.

Le détail loyer, charges et total

Trois lignes, jamais une seule :

• Loyer hors charges — le montant prévu au bail, éventuellement révisé selon l'indice de référence des loyers. Si vous venez d'appliquer une révision, c'est le nouveau montant qui apparaît, et il doit correspondre au courrier de révision envoyé au locataire.
• Provision pour charges — le montant mensuel provisionnel. Une provision n'est pas un forfait : elle sera régularisée en fin d'exercice.
• Total réglé — la somme des deux, et surtout la somme réellement encaissée.

Ce détail n'est pas cosmétique. Le locataire en a besoin pour justifier ses charges auprès d'un organisme, et vous en avez besoin pour rapprocher vos quittances de vos relevés au moment de la régularisation annuelle des charges et de votre déclaration de revenus fonciers.

La date et le lieu d'émission

La date d'émission est celle du jour où vous établissez le document, après réception du paiement. Le lieu est facultatif mais reste d'usage sur les modèles papier.

La formule de quittance et la signature

C'est elle qui donne au document sa valeur. Une formulation classique :

Je soussigné(e) [Nom, prénom], propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de [Nom, prénom du locataire] la somme de [montant] euros au titre du loyer et des charges pour la période du [date] au [date], et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits et notamment de mes droits relatifs aux sommes antérieurement dues.

La mention de réserve finale n'est pas du remplissage : sans elle, une quittance récente peut laisser penser que les échéances antérieures ont, elles aussi, été réglées. Sur un dossier où subsiste un arriéré, cette réserve protège votre créance. Si vous avez déjà des loyers impayés en cours de recouvrement, elle devient indispensable.

Signez en bas à droite. Une signature manuscrite scannée ou une signature apposée par un logiciel de gestion sont acceptées : ce qui compte est que le document soit attribuable à vous de façon fiable.

Un exemple de quittance remplie

Prenons un T3 loué 780 € hors charges avec 95 € de provision mensuelle, payé par virement le 4 du mois. Voici ce que donne le corps du document pour le mois de mars 2026.

Période : du 1er mars 2026 au 31 mars 2026. Date d'émission : 4 mars 2026, jour de réception du virement. Mode de règlement : virement bancaire — une mention facultative, mais qui facilite le rapprochement quand vous gérez plusieurs locataires.

Ce document tient sur une demi-page. C'est normal : une quittance longue est généralement une quittance qui mélange plusieurs choses.

Remplir une quittance de loyer sur Word

Le modèle Word reste la solution la plus répandue chez les bailleurs qui gèrent un ou deux logements. Elle fonctionne, à condition de construire le fichier correctement dès le départ.

Construire un modèle réutilisable

L'idée est de créer un document par logement, dans lequel seuls trois éléments changent chaque mois : la période, la date d'émission et éventuellement le montant. Structurez votre fichier ainsi :

1. Bloc bailleur en haut à gauche, bloc locataire en dessous à droite — ces deux blocs ne bougent jamais.
2. Titre « Quittance de loyer » suivi de la période, sur une ligne isolée facile à modifier.
3. Adresse du bien, figée elle aussi.
4. Tableau à trois lignes pour le détail loyer / charges / total.
5. Formule de quittance avec la réserve, puis date, lieu et signature.

Enregistrez ce fichier comme modèle (format .dotx) plutôt que comme document ordinaire : vous éviterez d'écraser la quittance du mois précédent, erreur classique qui fait disparaître votre historique.

Les pièges du modèle Word

• L'oubli de la date — un champ de date automatique affiche la date d'ouverture du fichier, pas celle de l'émission. Trois mois plus tard, en rouvrant le document, vous verrez une date fausse. Saisissez la date en dur.
• La période non mise à jour — dupliquer la quittance de février pour faire celle de mars en oubliant de changer la période est l'erreur la plus fréquente sur ce support.
• L'envoi en .docx — un document modifiable par le destinataire n'a pas la même force probante qu'un PDF. Exportez systématiquement en PDF avant l'envoi.
• L'absence d'archivage — nommez vos fichiers de façon triable : 2026-03_quittance_dupont_rue-des-lilas.pdf. Le jour où un locataire réclame douze quittances d'un coup, vous les retrouvez en quelques secondes.

Word, carnet papier ou générateur : lequel choisir

Remplir un carnet à souche de quittances (Exacompta et équivalents)

Les carnets de quittances de loyer vendus en papeterie — Exacompta étant la référence la plus connue — reposent sur un principe simple : chaque quittance est constituée de deux parties reliées, le talon qui reste dans le carnet et le feuillet détachable remis au locataire.

Comment fonctionne le talon

Sur un carnet autocopiant, vous écrivez une seule fois : le talon se remplit tout seul. Sur un carnet classique, vous devez reporter à la main les informations essentielles sur la souche — nom du locataire, période, montant, date. Ne sautez pas cette étape : le talon est votre unique preuve d'émission si le locataire égare son exemplaire.

Numérotez chaque quittance dans l'ordre et n'arrachez jamais un talon. Un carnet dont la numérotation présente des trous perd sa cohérence, et avec elle son intérêt en cas de contestation.

Ce qu'on oublie souvent sur un carnet papier

• Le détail loyer / charges — certains carnets ne prévoient qu'une case « montant ». Ajoutez le détail à la main dans la zone libre, sinon la quittance est incomplète.
• La mention de réserve — rarement pré-imprimée. Écrivez-la sous la formule de quittance quand un arriéré existe.
• La lisibilité — une quittance manuscrite illisible est une quittance qui ne prouve rien. Écrivez les montants en chiffres et, pour le total, en toutes lettres.
• La sauvegarde — un carnet perdu, c'est tout l'historique perdu. Photographiez les talons au fil de l'eau, ou basculez sur un format numérique.

Le carnet garde un vrai intérêt quand le loyer est encaissé en espèces ou par chèque remis en main propre : vous remettez la quittance immédiatement, contre paiement, ce qui règle la question de la preuve des deux côtés.

Les cas particuliers qui compliquent le remplissage

Le mois incomplet à l'entrée ou à la sortie

Quand le locataire entre le 12 ou part le 20, la quittance ne couvre pas un mois entier. Indiquez la période réelle — « du 12 au 30 septembre 2026 » — et le montant calculé au prorata, en précisant le nombre de jours retenus. Le calculateur de loyer au prorata vous donne le montant exact selon la méthode de calcul retenue au bail, ce qui évite les contestations sur un arrondi.

Appliquez le même prorata à la provision pour charges : c'est une omission fréquente, et le locataire s'en aperçoit.

Le paiement partiel

Ne remplissez pas de quittance. Établissez un reçu indiquant la somme versée, la période concernée et le solde restant dû. Vous délivrerez la quittance une fois le mois intégralement soldé. Ce réflexe est déterminant si la situation évolue vers un impayé durable.

L'APL versée directement au bailleur

En tiers payant, une partie du loyer vous est versée par la caisse et le locataire ne règle que le solde. La quittance mentionne alors le loyer total, puis le détail du règlement : part versée par l'organisme, part versée par le locataire. Elle n'est établie qu'une fois les deux fractions reçues.

À ne pas confondre avec l'attestation de loyer demandée par la caisse à l'ouverture ou au renouvellement du droit, qui est un document différent : notre guide de l'attestation de loyer CAF détaille les deux, et un générateur dédié permet de la produire directement.

La colocation

Avec un bail unique signé par tous les colocataires, établissez une seule quittance au nom de l'ensemble des preneurs, pour le loyer total. Émettre une quittance individuelle par colocataire, pour sa quote-part, fragilise la clause de solidarité que vous avez prévue au contrat de bail.

Avec des baux distincts par chambre, chaque locataire reçoit sa propre quittance, pour son propre loyer, avec la désignation précise de la pièce occupée.

Le mois où une régularisation ou une révision intervient

Une régularisation de charges ne se fond pas dans la ligne « provision ». Faites-en une ligne distincte, positive ou négative, sous le détail habituel, avec la mention de l'exercice concerné. De même, le mois où une révision de loyer prend effet, le nouveau montant apparaît sur la quittance et doit correspondre exactement au courrier de révision adressé au locataire.

Comment remplir une quittance de loyer professionnel

Un local loué à un professionnel — bureau, cabinet, commerce, atelier — suit une logique proche, avec trois différences qui changent le remplissage.

Ce qui change par rapport à un logement

La loi du 6 juillet 1989 encadre les baux d'habitation, pas les baux professionnels ni commerciaux. L'obligation de délivrer une quittance découle donc du contrat lui-même. En pratique, elle est quasi systématique : le locataire en a besoin pour sa comptabilité, et il la demandera.

Le locataire n'est pas toujours une personne physique. Indiquez la dénomination sociale complète, la forme juridique, l'adresse du siège et, très utile pour l'identification, le numéro SIREN. Le signataire du bail apparaît en complément, avec sa qualité.

La périodicité

Les loyers professionnels et commerciaux sont fréquemment payables par trimestre, souvent d'avance. La période inscrite sur la quittance devient alors un trimestre civil complet — « du 1er janvier au 31 mars 2026 » — et non un mois. Reprenez la périodicité exacte prévue au bail plutôt que d'appliquer un réflexe mensuel.

La TVA

Autre point à surveiller : les charges et taxes refacturées au preneur (taxe foncière, charges de copropriété, taxe sur les bureaux selon les clauses du bail) sont plus lourdes qu'en habitation. Détaillez-les ligne par ligne plutôt que de les agréger, sous peine de discussions récurrentes à chaque échéance.

Pourquoi demander 3 quittances de loyer à un candidat locataire

Les trois dernières quittances de loyer font partie des pièces qu'un bailleur peut réclamer lors de la constitution d'un dossier de location. C'est même l'une des plus instructives, à condition de savoir ce qu'on y cherche.

Ce que révèlent trois quittances consécutives

• La régularité des paiements — trois quittances qui se suivent sans trou signifient trois mois consécutifs intégralement réglés. C'est un indicateur de comportement de paiement, pas seulement de niveau de revenus.
• Le montant réellement supporté — vous voyez ce que le candidat paie aujourd'hui, charges comprises. Un écart important avec votre loyer justifie de creuser la capacité à absorber la hausse.
• La cohérence du dossier — le nom, l'adresse et le bailleur doivent concorder avec le reste des pièces fournies.
• L'ancienneté dans le logement — un bailleur qui délivre des quittances régulières depuis longtemps signale généralement une relation locative sans incident.

Trois est le nombre fixé par la réglementation, et il est aussi le bon compromis pratique : une seule quittance ne prouve rien, douze relèvent de l'intrusion.

Ce que vous avez le droit de demander

La liste des pièces justificatives exigibles d'un candidat locataire est limitative : elle est fixée par le décret du 5 novembre 2015, et les trois dernières quittances de loyer y figurent au titre du justificatif de domicile. Réclamer une pièce absente de cette liste expose le bailleur à une amende administrative.

Un candidat qui n'était pas locataire — hébergé chez un tiers, propriétaire de son logement précédent, arrivant de l'étranger — ne peut évidemment pas fournir de quittances. D'autres justificatifs de domicile sont prévus pour ces situations : l'absence de quittances n'est pas en soi un motif de refus.

Repérer une quittance de complaisance

C'est aussi, du côté émetteur, une raison de soigner vos propres quittances : un document propre, détaillé et daté correctement est immédiatement crédible auprès du prochain bailleur de votre locataire.

Combien de temps conserver vos quittances

Conservez vos quittances au minimum trois ans : c'est la durée de prescription des actions dérivant d'un contrat de bail d'habitation, et c'est aussi l'horizon sur lequel l'administration fiscale peut vous interroger sur vos revenus locatifs. En pratique, gardez-les sur toute la durée du bail, plus trois ans après le départ du locataire.

Trois règles simples suffisent à ne jamais être pris en défaut :

1. Un fichier PDF par quittance, jamais un document écrasé mois après mois.
2. Un nommage qui commence par l'année et le mois, pour un tri chronologique automatique.
3. Une sauvegarde ailleurs que sur l'ordinateur qui produit les documents.

Dès que le nombre de logements augmente, cette discipline devient le vrai sujet — bien plus que le remplissage lui-même. Un outil de gestion locative rattache chaque quittance au paiement correspondant et conserve l'historique, ce qui supprime à la fois la ressaisie et le risque d'archive incomplète.

Questions fréquentes

Le locataire doit-il signer la quittance de loyer ?

Non. La quittance est un document unilatéral : seul le bailleur la signe, puisque c'est lui qui reconnaît avoir reçu le paiement. Un modèle prévoyant une signature du locataire n'est pas invalide, mais cette signature n'apporte rien et n'a pas à être exigée.

Peut-on remplir une quittance de loyer à la main ?

Oui, aucun format n'est imposé. Une quittance manuscrite a la même valeur qu'un PDF, à condition d'être lisible et de comporter toutes les mentions requises. Écrivez les montants en chiffres, et le total également en toutes lettres pour éviter toute contestation sur un chiffre mal formé.

Quelle date faut-il mettre sur une quittance de loyer ?

La date d'émission, c'est-à-dire le jour où vous établissez le document après avoir constaté le paiement. Elle est distincte de la période de location, qui figure ailleurs sur la quittance. Ne datez jamais une quittance avant l'encaissement effectif du loyer.

Peut-on établir une quittance pour plusieurs mois d'un coup ?

Oui, si les mois concernés ont bien tous été payés. Mieux vaut toutefois émettre une quittance par période : c'est plus clair pour le locataire, et cela évite qu'un litige portant sur un seul mois remette en cause un document couvrant un semestre entier.

Un locataire peut-il réclamer toutes ses quittances depuis le début du bail ?

Il peut demander les quittances des périodes payées, et vous devez les délivrer gratuitement. En pratique, la demande porte presque toujours sur les derniers mois, pour constituer un dossier de location ou un dossier de prêt. Une quittance rétroactive reste parfaitement valable.

Que faire en cas d'erreur sur une quittance déjà envoyée ?

Établissez une quittance rectificative pour la même période, en indiquant qu'elle annule et remplace la précédente, et envoyez-la au locataire. Ne demandez pas la restitution de l'ancienne : conservez simplement les deux versions dans vos archives, avec la trace de l'envoi.

Une quittance remplie sur Word est-elle valable ?

Oui, dès lors qu'elle contient toutes les mentions requises et qu'elle est signée par le bailleur. Exportez-la en PDF avant l'envoi : un fichier .docx est modifiable par le destinataire, ce qui affaiblit sa valeur probante en cas de contestation.

Comment remplir une quittance si le locataire paie en plusieurs fois ?

Émettez un reçu à chaque versement partiel, mentionnant le montant reçu et le solde restant dû. La quittance n'est établie qu'une fois la période intégralement réglée. Cette distinction protège votre créance si le retard s'installe.

Peut-on facturer l'établissement d'une quittance ?

Non. La délivrance de la quittance est gratuite pour un logement d'habitation, et cette gratuité ne peut pas être contournée par des frais de gestion ou de traitement facturés au locataire.

Faut-il remplir une quittance pour un garage ou une place de parking ?

Si le garage est loué par un contrat distinct, établissez une quittance propre à ce contrat, avec la désignation précise de l'emplacement. S'il est inclus dans le bail du logement, il est couvert par la quittance principale et n'appelle pas de document séparé.

L'essentiel à retenir

Remplir une quittance de loyer est une opération simple qui devient risquée dès qu'on relâche la rigueur sur trois points : la période, toujours fermée et avec l'année ; le détail loyer et charges, jamais agrégé ; la date d'émission, jamais antérieure à l'encaissement. Le reste — support Word, carnet à souche, PDF généré — relève du confort de travail, pas de la validité.

Le vrai basculement se produit vers le troisième ou quatrième logement : ce n'est plus le remplissage qui pèse, mais la répétition mensuelle et l'archivage. Gomaloc génère la quittance à partir du paiement enregistré, la rattache au bail concerné et conserve l'historique complet, consultable aussi par le locataire depuis son espace. Créez votre compte gratuitement pour le tester sur votre premier bien, ou essayez d'abord le générateur de quittance sans inscription.